用「五個為什麼」發現新機會?原來是因為OOO導致我無法堅持使用子彈筆記!

子彈筆記

繼上一篇文章分享了「GTD工作管理法」後,清醒小姐在文中也提到單純使用數位工具管理生活的侷限性,另外為了避免自己重蹈覆轍,再度啟用子彈筆記卻無疾而終,同時也想檢討一下之前的我是為什麼無法堅持使用子彈筆記?

延伸閱讀:【閱讀保持清醒】GTD工作管理法 — 5步驟搞定生活與工作!也別忘了跟清醒小姐索取「子彈筆記 x GTD工作管理法 · Notion筆記範本」

什麼是「五個為什麼」?

你有聽過「五個為什麼」這個方法嗎?

其實這是日本汽車大廠TOYOTA創辦人的父親 — 日本工業革命之父豐田佐吉發明的思考術,用來找出生產過程中遇到的問題,並根本性的解決困難點!而這個思考術透過拆解、釐清、聚焦,讓使用者除了找出根因外,還能發現意料之外的機會,也一直被沿用至今。

如何進行「五個為什麼」?

進行的方法很簡單,請將你遇到的問題寫下來(例如:過去的我為什麼無法堅持使用子彈筆記),並問自己「為什麼」?寫下第一個原因後,繼續挑戰自己剛剛記下來的答案,直到寫出五個原因為止。

另外還有一個稍微困難一點的版本是「樹狀五個為什麼」,適合解決涉及層面較廣、較複雜的問題(例如:為什麼無法如期把文件交給客戶?),進行的方法相較於直接寫下原因,而是一層一層的透過樹狀圖抽絲剝繭,例如下圖範例:

五個為什麼使用範例

在看到這個問題「為什麼無法如期把文件交給客戶?」時,最直覺的原因可能是人手不足,直覺應該立刻增聘人手作為改善方法,但透過「樹狀五個為什麼」,卻可能有意外的發現以及其他解決問題的方向,例如在以上的案例中,就能意外發現也許專案的收費結構及內容也應該一併調整,而這個就是透過單一問題無法得知的「預料之外機會」!

原來是因為OOO導致我無法堅持使用子彈筆記

在學習到「五個為什麼」方法後,我常常應用在工作及生活中,對我而言這背後的道理跟【我可能錯了:森林智者的最後一堂人生課】這本書提到的概念很相似,人往往會被慣性想法蒙蔽雙眼,因此千萬不要過於武斷的相信浮現在腦海中的第一個念頭,永遠要在默念三次「我可能是錯的」這句金巨良言後,往下深掘第二層、第三層……探索更多的可能,才有機會找到埋藏在深處的寶藏。

為什麼過去的我無法堅持使用子彈筆記?

考量到這個問題涉及的層面較單一,因此我決定用簡易版的五問法釐清問題:

五個為什麼原因解決問題的行動清單
一:為什麼?因為常常忘記帶出門1.在手機桌面設置提示
2.選一本重量輕一點的子彈筆記
3.子彈筆記尺寸不能太大
二:為什麼?因為空白子彈筆記需要花很多時間設置格線購買已經設置好格線的子彈筆記
三:為什麼?因為覺得自己字很醜、不想破壞新的筆記而不敢下筆1.告訴自己塗改也是如實記錄生活的一部分
2.當作練習接納自己的練習
四:為什麼?因為不熟悉子彈筆記的使用方法1.閱讀《子彈思考整理術》
2.閱讀米雪精心準備的「Action行動力子彈筆記」圖文教學
3.看Youtube影片 >> 推薦自己很喜歡的【Shawna手寫的小日常
五:為什麼?因為沒有養成使用習慣1.設定鬧鐘提醒自己固定時間打開Notion及子彈筆記進行GTD工作管理法中的「整理」步驟
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透過「連五問」發現解決問題的新機會!

而在透過「連五問」這個方法釐清問題後,立刻得到很多可以立即執行的「行動清單」,表格上每一個項目,背後都是一個個新機會及新出路,也大大增強了自己能順利解決問題、達成目標的信心。

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