【閱讀保持清醒】GTD工作管理法 — 5步驟搞定生活與工作!「Action行動力子彈筆記 x GTD工作管理法 x Notion範本」

不知道你在工作上有沒有遇過一種老闆?在一個專案進行當中,常常跟你說:「那個誰誰誰,記得下週二提醒我一下要看這份文件」、「OOO,後天記得提醒我打電話給董事長」、「XXX,下個月記得把工作成果提給客戶簡報」……

在我不算長的職涯生活中,經歷過的每個老闆都曾經提過類似的要求,雖然身為那個誰誰誰、OOO、XXX的我,一次也沒忘記遵照辦理,但總會忍不住在心理咕噥,難道這些老闆就沒有更好的方法可以設定這類提醒嗎?難道這些老闆就不怕哪天遇到一個雷包忘記提醒自己重要事項嗎?

直到看完美國知名工作管理大師David Allen的這本書《搞定!工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》我才恍然大悟,原來的我的那些老闆們,可能只是缺乏有效的工作、任務、時間管理工具。

學會了書中這套GTD(Get Things Done)工作&時間管理法,能不能讓工作完成得更好不敢保證,但絕對能讓自己的生活輕鬆很多,也能大幅度降低焦慮程度!


為什麼要使用GTD管理法?

我們都活在資訊爆炸的時代

現在是個最美好但也最殘酷的時代,跟我們父母那輩相較下,資訊流通的速度跟透明度都提供了不少,不再需要為了擷取資訊付出太多氣力,但也因為這樣,現代人的生活充斥的是浮濫且超載的資訊。

正如同作者在書中所說的,過去72小時,大多數人接觸到的改變、新增專案與優先順序的調整,可能比我們父母輩一個月、甚至是一年份來的更多,這也讓資訊及任務管理的工作甚是吃重。

如果缺乏有效的管理工作,人的一天可能光是管理這些任務就已經超負荷,也因此導致效率不彰、靈感停滯或工作進度大幅度落後。

無處安放的資訊佔據的大腦記憶暫存體遠超出你的想像

常常忘東忘西的你可能會以為大腦會放過各種無關緊要的小事,但實際上這些資訊或任務在進入大腦的視線後,即使你想不起來,仍然會無意間讓大腦處於緊戒狀態。

也許你想著無傷大雅的小事(例如下班後順路買個牛奶回家)不需特別記在行事曆或某處上,你以為可以唬弄別人,但你沒辦法欺騙自己的大腦,大腦某處的記憶暫存體仍然會為了這件小事警戒著,不會輕易釋放掉這份工作,而這也在無形中造成人過度思考的疲憊感或焦慮的心情。

大腦必須等到你理清或將這件事記錄下來後,才能好好放鬆下來,而這些彷彿打轉的小蚊子般的念頭,正是妨害我們專注力提升、靈感激發、創意展現的頭號敵人。

人類的大腦設計天生就不擅長「記憶」

根據科學研究顯示,人類的大腦擁有非常卓越的辨識能力,但天生就極度不擅長記憶,因此人的記憶非但極度不可靠,也很耗費能力,若不斷要求大腦進行原本就不擅長的事情,很容易導致自己不堪負荷。

而這也是GTD工作&時間管理法背後的科學原理之一,透過這套方法,盡量讓大腦避免耗費能量開始記憶,也幫助清空大腦,挪出足夠的空間專注在真正重要的事物上,或是讓腦袋有餘裕發想創造

延伸閱讀:閱讀充電站:突破時間越管理越忙的「反時間管理」之術?

GTD管理法的核心五步驟

於是David Allen提出了這套能夠讓所有人輕鬆熟悉並精通的GTD五步驟工作流程

GTD時間管理流程圖

步驟一:「捕捉」生活中所有吸引我們注意力的資訊或事項。

步驟二:「理清」每個事項背後的意義,以及是否能有「下一步行動」

步驟三:「整理」捕捉跟理清後,可以提出「下一步行動」的選項清單

步驟四:「回顧」選項清單,接著作出抉擇

步驟五:「執行」決定進行的執行事項

我在第一次看到薑餅資在他的Youtube頻道介紹GTD工作管理法後施行了一陣子,一開始難免有些陌生,但在生活及工作中一旦慢慢上手這套工作流程,真的非常有感的讓自己瞬間感到負擔減輕,不論是大腦或是心理上的。

舉裡來說,以前當老闆要求我在未來某個時點提醒他某件事時,我可能會記在一張便條紙貼在電腦螢幕上,記載Google Calendar上,或是使用大腦硬記憶,但實際上可能每次使用的方法都不一致,也因為這個不一致造成心理上的負擔;但在使用【GTD工作管理法 x Notion筆記】後,這就是另一個捕捉到的任務,於是我能夠立刻在分辨後記錄在「任務收件匣」中,並標示日期、前因後果等,紀錄後大腦也能夠立刻放鬆,因為它知道這個任務已經被妥善管理,而且會透過工作在未來的某一天自動提醒自己。

永遠都要問自己:「下一步行動」是什麼?

而「下一步行動」在整個工作流程中永遠都是最重要的,不論是個人工作推展、團隊專案進行、跨公司合作,在各種情境及場合下,只要花了時間評估資訊或進行會議,永遠都要問自己也要詢問各方夥伴:「下一步行動」是什麼?這是對資訊,也是對逝去時間的尊重,否則我們的生活永遠都只會空轉或淪為空談,大腦也會因為未確定下一步行動而持續運作無法休息。

且在釐清下一步行動之後,除了能從心理壓力中解脫出來之外,也能讓自已湧現出對生活更具掌控力的能量,以及生活中每件事都已經妥善歸類的安全感。

從電子筆記派到併用手寫子彈筆記的5個原因

身為電子筆記派的我,原本對於電子筆記的方便性、可搜尋、不佔空間這些特行著迷不已,原本以為自己大概永遠不會重回手寫筆記的懷抱,沒想到在使用【GTD工作管理法 x Notion筆記】一陣子後,雖然生活及工作按部就班許多,但時間一久卻總覺得沒有當初那麼有動力,這件事困擾了我許久,直到在這本書中看到以下原因才找到了問題的癥結點。

因為太過容易而只顧著捕捉資訊

作者在書中指出的這件事真的是一語中的:「對於傾向使用電子產品的人而言,最大問題在於捕捉與儲存資訊太過方便,以至於很容易發展出『光說不做症候群』,變得只願意捕捉,而非真正有意義的使用這些資訊」。

將不同種類清單混在一起造成麻木

人的大腦很有趣,若沒有將捕捉到的資訊、整理完的清單或可執行的下一步行動在視覺、物理、心理上好好的區隔開來,很容易讓人對其中的事項感到麻木,進而導致決策疲勞。

這點確實也是原本單獨使用Notion的我遇到的瓶頸之一,由於電子產品的介面設計限制,在每天接觸到當天待執行事項前,難免會先看到待整理事項、未來發想等其他類型的資訊,之前就很明顯的注意到,自己在接觸到這些無關的資訊後,當日待執行事項的執行專注力及執行動力都會下降不少。

若只剩下當天必須知道的事情或待處理事項,心理會輕鬆很多

簡潔的版面,只留下當天必須知道的事情或待處理事項,對於壓力減緩記注意力提升也都有很大的幫助。

Notion等電子筆記的優點是它的無限擴充性,但細想下,這其實也是這類工具的缺點,每天打開電子筆記面對的是深部見底的頁面底部,無形中也加劇了自己的焦慮感,彷彿今天永遠不會結束、事情永遠做不完、資訊也永遠接收不完。

而手寫筆記礙於頁面篇幅限制,剛好能解決這個問題,現在的我會以兩個想法面對每天打開手寫筆記後的當日待辦事項:

1.今天的我只要完成這個小方格內的有限事項即為勝利!

2.每天的我只能替自己安排塞的禁這個小方框的待辦事項,如果超出這個範圍,就代表是時候說「不」或是「刪減生活」!

避免分心

很難免的,在打開手機或電腦時,現代人總是會不自覺的被YouTube、Netflix、Instagram或Facebook這些可以讓人被動接受資訊的工具或娛樂平台所吸引,不自覺地不斷往下閱覽、一部影片看過一部,一晃眼可能一個下午就過去了。

而這也是使用電子產品做為GTD工作管理法唯一工具的風險,常常在打開電子產品後陷入時間黑洞,卻忘了最重要的工作還沒有完成。

紙本對於激發創造力的必要性

最後這點也是讓原本身為死忠電子筆記支持者的我,下定決心改變的最大原因。

昨者在書中提到,根據研究顯示,人在使用不同工具時也會傾向以不同方式思考,因此透過手寫或手繪,能夠開啟更寬廣的思維,避免陷入單一思考模式;另外相較於電子螢幕,紙本材料更能讓人聯想到各種資訊、關聯及觀點。

而前陣子有些專案陷入瓶頸的我,抱著半信半疑的態度打開紙本筆記,沒想到真的激發了很多在Word或Notion上都無法聯想到的想法,一氣呵成的完成許多突破,也刺激了我研究是否能夠讓Notion及子彈筆記併行,善加利用電子及手寫筆記各自的優勢?

「子彈筆記 x GTD工作管理法 · Notion筆記範本」

很榮幸被自己追蹤很久、一直很喜歡的創作者「把書吃了!」米雪詢問是否有興趣試用「Action行動力子彈筆記」,原本有些猶豫,畢竟不久前我才花了近1000元購入一本全空白的子彈筆記,興致勃勃地跟著各種分享帳號打算入坑,沒想到不過一個月的時間立刻棄坑,還被先生嘲笑三分鐘熱度。

但「Action行動力子彈筆記」最棒的地方在於,米雪透過自身的使用經驗及網友的使用分享不斷優化,已經把基礎的格線都設置好,並且一步步透過文帶領大家入門,大幅度的降低了使用門檻,也讓人更容易持續下去使用。

而在這個契機下,清醒小姐也特別設計了「子彈筆記 x GTD工作管理法」的Notion筆記範本,這是設計給使用清醒小姐折扣碼(SOBER100)購入Action筆記本的朋朋的特別回饋,除了可以現折100元外,憑折扣碼下單截圖私訊我的Instagram就可以免費獲得這份Notion範本唷 : )

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